แนะนำ Trello จัดการชีวิตดี๊ดีจนต้องบอกต่อ

แนะนำ Trello

ถ้าคุณกำลังมองหาตัวช่วย สำหรับจัดการตารางงาน จัดการโปรเจ็ค เก็บข้อมูลต่างๆ อย่างเป็นระบบ หรือแม้กระทั่งระบบ CRM หรือระบบการดูแลหน้าที่งานภายในองค์กรแล้วล่ะก็… สำหรับองค์กรที่อาจไม่ได้มีเงินไว้ซื้อ Software แพงๆ เราขอแนะนำ Trello แบบจริงจัง และมาดูกันดีกว่า ว่าทำไมมิสมอนถึงแนะนำ Trello แบบค่อนข้างออกนอกหน้า

ก่อนจะแนะนำ Trello มาทำความรู้จักกันก่อนว่า Trello คืออะไร ?

ที่มิสมอนแนะนำ Trello เนี่ย เป็นเพราะว่า WebApp และ Application สำหรับการจัดการ Productivity โดยเฉพาะ โดยคอนเซปต์ของ Trello คือ มีบอร์ด 1 บอร์ด ที่มีลิสต์รายการหลายๆ ลิสต์ โดยที่แต่ละลิสต์ จะมีการ์ดเรียงลงมา และในการ์ดแต่ละอัน เราสามารถใส่รายละเอียดได้มากมาย ตั้งแต่ไฟล์แนบที่เกี่ยวข้อง ไปจนถึง To-do-list ย่อย รวมถึงสามารถแยกหมวดหมู่ด้วยป้าย และกำหนดเวลาส่งงานให้กับแต่ละการ์ดได้ด้วย โดยที่ 1 บอร์ดเนี่ย เราสามารถเชิญให้ผู้ใช้มาร่วมกันทำงานในบอร์ดเดียวกันได้ !!

Concept ของแอพ Trello Image by : 
Jeff Lasovski. Modified by Opensource.com. CC BY-SA 3.0.
เมื่อลองนำเอา Concept จากภาพด้านบน มาแปลงเป็นการใช้งานใน Trello จะออกมาแบบนี้

และในความเป็นจริง เราสามารถใช้ลิสต์ได้มากกว่า 3 อัน โดยที่ไม่จำเป็นต้องเป็น To Do, Doing และ Done ตามตัวอย่างด้านบน ซึ่งจะปรับใช้เป็นอะไร ก็แล้วแต่ USER เลยทีเดียว

โครงสร้างข้อมูลของ Trello

ก่อนที่จะแนะนำ Trello สำหรับมือใหม่ที่อาจจะงงอยู่ อยากให้ดูภาพประกอบตามไปด้วย เพราะว่ามันจะช่วยให้เข้าใจได้ง่ายขึ้น

แนะนำ Trello ข้อมูลโครงสร้างของระบบ

การนำเอา Trello มาใช้จริง เราสามารถจัดตั้ง “Team” ซึ่งประกอบไปด้วย “user” หลายๆ คนขึ้นมา เพื่อใช้ทรัพยากรต่างๆ ภายในร่วมกัน โดยที่ใน Team นั้น อาจมีการสร้าง Board ขึ้นมาเพื่อรองรับงานแผนกต่างๆ หรือแม้กระทั่ง Project ต่างๆ

และใน Board อาจมี User ต่างๆ กัน เป็นทีมที่รับผิดชอบงานในบอร์ดนั้นๆ อยู่ โดยที่รายละเอียดเนื้อหาของบอร์ดเหล่านั้น จะมี List ที่ User ในทีม สามารถกำหนดได้เองตามความเหมาะสมของเนื้องานในแต่ละ Board นั้นๆ

บอร์ดสาธารณะที่ทางเทรลโล่จัดไว้เป็นตัวอย่าง ดูเต็มๆ ได้ที่นี่

โดยที่ List แต่ละอัน จะประกอบไปด้วย Card ซึ่งเป็นงานที่แยกย่อยลงมาอีก User ในบอร์ดนั้นๆ สามารถถูกกำหนดไปเลยได้ว่า ใครดูแล Card ไหนบ้าง

โดยตัว Card เองก็สามารถแยกแยะแบ่งหมวดหมู่ได้ด้วยการกำหนด Label ลงไปเป็นสีๆ ตามแต่ว่าจะตกลงกันเป็นอะไร เช่น สีส้มเป็นติดตามผล สีแดงคือด่วนมากเวอร์ สีเขียวคือไม่รีบมาก เป็นต้น ภายใน Card สามารถสร้าง Checklist (To do List) ได้มากกว่า 1 รายการ เพื่อตรวจสอบว่า งานย่อยๆ ภายใต้ Checklist เสร็จไปกี่ข้อแล้วบ้าง (แถมรายการ Check List ยัง Copy ใช้ได้อีก) และยังสามารถตั้ง “วันกำหนดส่ง” ของงานทั้งการ์ดได้อีก

การ์ด 1 ใบ สามารถกำหนดได้ว่า User ใดรับผิดชอบอยู่บ้าง
รายละเอียดต่างๆ ในการ์ด 1 ใบ

การนำเอา Trello ไปประยุกต์ใช้ในงานด้านต่างๆ

# To Do List ส่วนตัวแบบ Ultimate

บอร์ดสาธารณะของ Trello ดูเต็มๆ คลิกเลย

ใครที่กำลังหาแพลนเนอร์ หรือ To do List จัดการงานส่วนตัว หรือจะจัดการงานของทีมแบบภาพรวมได้ด้วย อยู่แผนกเดียวกันใช้บอร์ดเดียวกันก็ได้เช่นกัน มิสมอนแนะนำบอร์ดนี้เลย ความจริงมิสมอนก็ใช้อะไรที่ใกล้เคียงแบบนี้เลยนะ แต่ปรับเปลี่ยนเป็นรูปแบบที่สะดวกตัวเองแล้ว เหมาะสำหรับทุกคน ไม่ว่าจะเป็นมนุษย์เงินเดือน หรือ Freelance มากๆ

โดยที่ List ในบอร์ดนี้ จะมีทั้งหมด 6 ลิสต์ ซึ่งแต่ละลิสต์ ก็จะเป็นสถานะงานที่แตกต่างกันไปจ้า

  1. Notes / New Idea: ลิสต์นี้เอาไว้ใส่การ์ดที่เป็นอะไรก็ตามที่เราหรือทีมคิดได้เอง ไปอ่านอะไรเจอแล้วน่าเอามาทำก็ใส่มา ไอเดียที่อยู่ๆ ก็ผุดขึ้นมาก็ได้เช่นกัน
  2. Projects: ลิสต์นี้เป็นการรวมโปรเจ็คใหญ่ๆ ทั้งหมดทั้งมวลที่ต้องทำ เพื่อให้เห็นภาพว่าทำอะไรอยู่ และแนบ attachment เป็นการ์ดย่อยๆ ในลิสต์อันอื่นได้ ซึ่งเมื่อเปิดเข้าไปแล้วเราจะเห็นว่า มันอยู่ขั้นตอนไหนกันบ้าง
  3. Today’s Tasks: งานที่ต้องทำในวันนี้ เดี๋ยวนี้ หรือสัปดาห์นี้ การ์ดบางใบอาจไม่ได้ขึ้นตรงกับโปรเจ็คใดๆ ในลิสต์ที่ 2 แต่การ์ดอีกส่วนจะมีการลิงค์กลับไปที่การ์ดในลิสต์ Project ด้วย เพื่อให้รู้ว่า มาจากโปรเจ็คอะไร
  4. Future Tasks: งานในอนาคต อาจจะยังไม่รู้ว่าจะทำเมื่อไหร่ หรือกำหนดการเป็นระยะเวลาที่อีกนานกว่าจะมาถึง การ์ดอาจมีการเชื่อมโยงไปหา Project หรือไม่ก็ได้
  5. Waiting for input: งานที่ยังไม่สามารถทำให้เสร็จได้ อาจจะต้องรอลูกค้าส่งข้อมูลมาให้ หรือกำลังรอลูกค้าตรวจเพื่อปิดงาน เราก็ลากการ์ดมาพักไว้ตรงนี้ก่อน การ์ดในลิสต์นี้อาจจะเชื่อมโยงหรือไม่เชื่อมโยงกลับไปหา Project ก็ได้
  6. Complete: เมื่องานใดๆ เสร็จแล้ว เราก็ลากการ์ดนั้นมาไว้ที่นี่ ลิสต์นี้อาจจะสร้างไว้เป็นความสำเร็จรายปีหรือรายเดือนก็ได้ เมื่อเวลาผ่านไปก็ “เก็บถาวร” แล้วสร้าง List มาแทนที่ใหม่ได้เลย

# งานขาย – CRM Pipeline

บอร์ดสาธารณะของ Trello ดูเต็มๆ คลิกเลย
  • Label (ป้าย) สำหรับป้ายที่กำหนดในบอร์ดนี้ คือสถานะของการขาย ว่ากำลังคุยกันดุเดือดเผ็ดมันส์กับลูกค้าระดับไหน โดยมีระดับเรียงไปเป็น Hot Warm Cold โดยที่ Hot น่าจะเป็นระดับความสนใจของลูกค้าที่กระตืนรือร้นสุดจริงๆ ในขณะที่ Cold คือ อาจจะไม่ active สุดๆ
  • List (รายการ) ลิสต์รายการถูกแบ่งออกเป็น Pipeline การขาย ซึ่งทางเจ้าของบอร์ดอาจจะวิเคราะห์มาอย่างดีแล้ว ตั้งแต่ขั้นแรกที่มีลูกค้าเข้ามา ไปจนถึงการปิดการขาย หรืออาจจะไม่ได้ขายก็ตามที โดยมี List ต่างๆ ดังต่อไปนี้
    • Contacted Us: ลูกค้าติดต่อเรามาเอง
    • Leads: ลูกค้าที่ชักชวนมา
    • Contacted: เราติดต่อไปแล้ว
    • Meeting Scheduled: นัดคุยกับลูกค้า
    • Proposal Delivered: ส่งมอบข้อเสนอแล้ว
    • Won: ปิดการขาย
    • Contact Again: ติดต่ออีกรอบ
    • Lost: สัญญาณขาดหาย ไลน์ไม่ตอบ
  • Check List ตั้งแต่ phase ที่เป็นการนัดคุยกับลูกค้า จะมี Check List นี้ทุกอัน เป็น Check List ที่ชื่อว่า Before Meeting ซึ่งมันก็คือ สิ่งที่ต้องทำก่อนไปพบลูกค้า ซึ่ง Checklist เหล่านี้สามารถดึงมาจากการ์ดอื่น และ copy มาใช้ได้ โดยไม่ต้องสร้างใหม่เลยทีเดียว
    • Organize notes: จัดระเบียบ โน้ตต่างๆ
    • Update presentation: เอา presentation มาอัพเดตให้เหมาะกับลูกค้า
    • Prepare the contract: เตรียมร่างสัญญาให้พร้อม

# แพลนเนอร์สำหรับคนทำคอนเท้นท์

บอร์ดสำเร็จรูปของ Trello ดูตัวเต็ม คลิกเลย

เป็นบอร์ดที่ตอบโจทย์คนที่ทำเว็บไซต์แนวบทความ ตลอดจนคนที่ทำเพจแบบเน้นคอนเท้นต์ให้คนเข้ามาดู มาอ่าน หรือ Youtuber ด้วยเช่นกัน โดยที่ลิสต์ของกระดานนี้ จะประกอบด้วยลิสต์หลักๆ 4 ลิสต์ ก็คือ ไอเดียที่ผุดขึ้นมา (Upcoming Ideas) รอทำ (On Hold) แผนรายเดือน…. ([Month] Planned) และเนื้อหาที่เผยแพร่แล้วในเดือน…. ([Month] Published) โดยที่ลิสต์แผนรายเดือน และเนื้อหาที่เผยแพร่ในเดือนนี้ สามารถที่จะ “เก็บถาวร” ได้เลยเมื่อจบเดือน

ส่วน Label ที่นำมาใช้ก็จะมี Published เผยแพร่แล้ว Awaiting Review รอตรวจ Ideation ความคิด Guest Post บทความจากทางบ้าน

# จดรายรับทั้งหมดทั้งมวล

เข้าไปดูเต็มๆได้ที่นี่

อันนี้เป็นรูปแบบบอร์ดที่มิสมอนใช้อยู่จริง เพราะมิสมอนจะมีลูกค้าที่ติดเงินไว้ยังไม่จ่ายอยู่จำนวนหนึ่ง ก็เลยต้องบันทึกเอาไว้ว่าอันไหนจ่ายแล้วหรือยังไม่จ่าย และเมื่อไม่นานมานี้แอบงงกับการคำนวณภาษี เพราะลูกค้าเจ้าหนึ่งจ่ายเงินรายเดือนแบบไม่ครบปี จึงได้เพิ่มตารางที่ลูกค้าจ่ายแบบรายเดือนลงไปเสียเลย เวลาถึงปี 2020 จะได้ไม่งงกับการส่งภาษียังไงล่ะ !!!

List ต่างๆ ในนี้จะมี

  • IN PROCESS (งานที่กำลังทำอยู่ ยังไม่เสร็จ)
  • FINISH & WAIT FOR PAYMENT (เสร็จแล้ว และรอจ่ายเงิน)
  • ALREADY PAID 2019 (จ่ายเงินแล้วในปี 2019)
  • MONTHLY PAID 2019 (จ่ายเงินรายเดือนแล้วในปี 2019)

โดยที่ลิสต์ที่มีเลขปี มิสมอนจะ “เก็บถาวร” และสร้างใหม่ตอนหมดปีแล้วเท่านั้น

# อยากเรียนภาษาใหม่ หรือเรียนรู้อะไรเพิ่ม ทำบอร์ดจัดการตัวเองก็ได้ด้วยนะ

บอร์ดสาธารณะของ Trello ดูเต็มๆ คลิกเลย

ความจริงบอร์ดนี้ ถึงจะเป็นเรื่องของการเรียนรู้ภาษาใหม่ แต่เราประยุกต์เป็นการเรียนในเรื่องอื่นๆ ได้อีก เช่น คุณอาจกำลังเรียนรู้การทำเว็บไซต์ด้วยเวิร์ดเพรส คุณก็สามารถที่จะนำไอเดียจากบอร์ดนี้ไปประยุกต์ใช้ได้ด้วยนะ

นอกจาก List พื้นฐานจากเดิมที่มีแค่ Todo Doning และ Done บอร์ดนี้ยังเพิ่มลิสต์ชื่อว่า To Learn เพื่อวางแผนว่า จะเรียนบทไหน และอ่านอะไรไปอีก ซึ่งใน Check List ย่อย เราอาจจะเพิ่มหัวข้อย่อยของแต่ละบทลงไป สามารถบันทึกสิ่งที่ได้เรียนรู้ในคอนเม้นต์ภายในการ์ดได้ด้วย และเมื่อเรียนรู้แต่ละบทจบแล้ว ให้ย้ายการ์ดไปไว้ที่ Learned เป็นอันว่ารู้เรื่องว่าเรียนรู้ไปถึงไหนแล้ว

หากสนใจที่จะใช้ Trello กับระบบงานที่ตัวเองทำอยู่ ไม่ว่าจะเป็น งานบริษัท หรืองานฟรีแลนซ์ก็ตาม สามารถตรวจสอบดู Inspiration ได้ที่ Trello Inspiration หากถูกใจบอร์ดไหน สามารถกด Copy บอร์ดนั้น เอามาประยุกต์และปรับใช้เป็นของตัวเองได้เลย

Trello สมัครและใช้งานอย่างไร ?

หลังจากที่ได้แนะนำ Trello มาจนถึงจุดนี้แล้ว และโดนป้ายยามาจนขนาดนี้ หลายคนคงอยากใช้ขึ้นมาบ้างแล้วล่ะสิ อันที่จริงเวลาโหลดแอพมา Trello จะสอนวิธีใช้ในตัวมันเองอยู่แล้ว แต่ถ้าใครไม่มั่นใจ สามารถเข้าไปในลิงค์นี้เพื่อศึกษาเพิ่มเติมได้เลย

ซึ่งการเข้าใช้งานนั้น สามารถทำงานได้ในทุกอุปกรณ์ ไม่ว่าใน Desktop ทั้ง Windows และ iOS ซึ่งมีให้เลือกใช้เป็นแบบโปรแกรมที่โหลดมา หรือใช้ผ่าน Web Browser รองรับการใช้งานในอุปกรณ์เคลื่อนที่ ทั้ง Android และ iOS ไปอีก อยากใช้ก็ดาวน์โหลดได้เลย !!

Follow me